Prioritäten setzen

Mit System zu einem besseren Zeitmanagement und leichteren Entscheidungen

Prioritäten setzen war und ist schon immer eines der Baustellen in meiner Arbeitsweise. Vielleicht liegt es daran, dass ich schnell begeisterungsfähig bin? Ich fange oft Dinge an, dann kommt eine neue Idee (manchmal auch einfach zu einem ganz anderen Thema oder Projekt) und diese muss dann direkt versucht oder zumindest notiert werden. Dass dann der Arbeitsablauf gestört und unterbrochen ist, liegt auf der Hand.

Vor einigen Monaten lag dies vor allem auf meinem Schreibtisch. In Form von Schmierpapier mit Idee-Entwürfen, Klebezetteln mit Kurznotizen oder To-Do-Listen. Zumindest diesem „Übel“ der Papierschlacht auf dem Arbeitsplatz bin ich entgegengetreten. Ich habe mein Büro komplett digitalisiert. Quasi eine digitale Selbstoptimierung mit wenigen, aber sinnvollen Tools. 

Außerdem arbeite ich immer wieder an meinem Zeitmanagement und der Organisation von Abläufen. Dazu gehört eben auch das richtige Umgehen mit und setzen von Prioritäten. Im Netz findet man jede Menge Anleitungen, Tutorials oder kann ganze (ziemlich teure) Online-Seminare besuchen. Dabei sollte jedem klar sein, dass es nicht DIE Allgemeinlösung für alle gibt!

Jeder ist individuell, vor allem auch in der Arbeitsweise.

Eine Methode, die für mich persönlich funktioniert, ist das sogenannte Eisenhower-Prinzip. Und viele werden jetzt im Gedächtnis kramen, denn gehört hat das sicher jeder schon einmal. Aber was war dieses Prinzip noch einmal? Auch ich habe es lange in den Untiefen meines Gedächtnisses vergraben, wurde immer mal wieder in Workshops daran erinnert, aber hab es tatsächlich immer als „unnötig“ und „zu aufwendig“ wieder weggepackt.

Erst im letzten Jahr, als ich bemerkt habe, dass ich wieder „schludrig“ mit meinen Aufgaben umgehe und wild durcheinander alles anfange und nichts richtig zu Ende bringe, habe ich der Methode eine Chance gegeben. Ich musste endlich lernen Prioritäten zu setzen.

Beim Eisenhower-Prinzip geht es darum, seine Aufgaben in vier Kategorien einzuteilen, diese Einteilung erfolgt anhand von zwei Prinzipien: Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Eine Aufgabe gilt dann als wichtig, wenn sie der Zielerreichung dient. Eine Aufgabe, die mich keinem Ziel näherbringt, gilt als unwichtig.

Eine Aufgabe ist dringlich, wenn sie an einem bestimmten Termin in der nahen Zukunft ihren Sinn verliert. Wenn es (in der näheren Zukunft) egal ist, wann ich die Aufgabe erledige, ist die Aufgabe nicht dringlich.

Die Aufteilung sieht dann wie folgt aus:

Die vier Kategorien im Einzelnen:

1. WICHTIG UND DRINGLICH

Eine Aufgabe in dieser Kategorie ist dringlich UND wichtig, erfordert also die gesamte Aufmerksamkeit und ist oft an eine Deadline geknüpft. Meist sind es Probleme oder Krisen, die sofort erledigt werden müssen. Solche Dinge sollten nicht zu lange aufgeschoben werden, da man sonst unter Dauerstress steht.

2. NICHT DRINGLICH, ABER WICHTIG

Hier finden sich Aufgaben und Aufträge, die zur Selbstverwirklichung wichtig sind und eine hohe Priorität haben sollten: Langfristige Ziele, Planungen oder wichtige Beziehungen. Diese Aufgaben müssen erledigt werden, doch am Ende schiebt man sie vor sich her.

Übrigens: Besonders erfolgreiche Menschen arbeiten die Aufgaben in der 1. Box schnell ab und wenden anschließend sehr viel Zeit für Angelegenheiten im 2. Feld auf. 

3. NICHT WICHTIG, ABER DRINGLICH

Probleme, die für andere, aber nicht für mich selbst drängend sind, finden hier Platz. Manche Dinge sind eilig für die Prioritäten anderer. Es sind Aufgaben, die an andere weitergeleitet oder delegiert werden können. Solche Aufgaben können gut von externen Dienstleistern durchgeführt werden (z. B. Grafiker, ITler, etc.). Leider verliert man in dieser Kategorie oft die meiste Zeit. Dadurch können To-Do´s aus Kategorie 2 in den Hintergrund rücken.

4. WEDER WICHTIG NOCH DRINGLICH

Einfache Routine-Aufgaben, unwichtige Mails oder weitere Ablenkungen sollten sich hier ansammeln. 

Schritt für Schritt: Umsetzung des Eisenhower Prinzips

1. Liste alle anstehenden Aufgaben auf.

2. Markiere farblich die wichtigsten Punkte deiner Liste.

3. Schreib eventuelle Deadlines der Aufgaben mit auf. So bekommst du einen besseren Überblick.

4. Jetzt geht es an das Prioritäten setzen. Teile nun alle Aufgaben in die vier Kategorien ein; Farblich markierte Aufgaben, die du mit einer sehr nahe kommenden Deadline versehen hast, landen direkt in der Kategorie 1.

5. Abarbeiten der To Do´s wie folgt:

a) Erledige sofort und ohne Aufschub die Aufgaben in Kategorie 1.

b) Kategorie 2 startest du erst, wenn die Kategorie 1 abgearbeitet ist! Hier genügt es meist, wenn du einen Zeitpunkt in der näheren Zukunft festlegst, in der du diese Aufgaben erledigt haben willst.

c) To-Do´s aus dem Fach mit der “Drei“ sind zwar dringlich, allerdings nicht unbedingt wichtig. Schau dich um, ob diese Aufgaben nicht von jemand anderem erledigt werden können. Kannst du diese Aufgaben nicht weitergeben, dann erledigst du sie direkt nach den Punkten in Kategorie 2.

d) Die letzte Kategorie bringt dich deinen Zielen nicht näher. Daher musst du diese im Zweifel auch nicht erledigen. Hier lässt sich am Ende die meiste Zeit einsparen.

Digitale Umsetzung

Ich persönlich wende dieses Prinzip jeweils am Ende einer Arbeitswoche an, um mich auf die kommende vorzubereiten und zu strukturieren. Außerdem habe ich damit einen idealen Wochenabschluss und kann entspannter in das Wochenende starten.

Das Tool, was ich für die Umsetzung benutze: „Evernote“. Es ist kostenlos und kann auf bis zu zwei Geräten verwendet und synchronisiert werden. Ihr habt somit eure Aufgaben immer dabei.

Für die Umsetzung habe ich in dem Tool das Notizbuch „Planung Wochen- und Tagesaufgaben“ angelegt. In diesem Notizbuch befinden sich nur zwei einzelne Notizen: 

1. Gesamtübersicht Aufgabenliste

Eine Tabelle mit zwei Spalten hilft bei der Übersicht:

AUFGABEN	DEADLINE
– Website überarbeiten
– Kundenaquise
– Social media Planung

Die wichtigsten Aufgaben werden außerdem farbig markiert.

2. Eisenhower-Raster

Auch hier kommt das Einfügen einer Tabelle zum Einsatz:

Wichtigkeit +	2. wichtig, aber nicht dringlich	1. wichtig und dringlich
Wichtigkeit –	4. weder wichtig noch dringlich	3. nicht wichtig, aber dringlich
	Dringlichkeit –	Dringlichkeit +

Die einzelnen Aufgaben könne hier mit einem Kontrollkästchen in die jeweiligen Zellen der Tabelle eingefügt, als erledigt markiert, verschoben oder auch gelöscht werden.

Innerhalb der Woche bearbeite ich die Liste nur noch. Ich streiche zum einen die erledigten Aufgaben, füge neue hinzu oder verschiebe sie in eine andere Kategorie (z. B. wenn sich die Deadline ändert). Dazu mache ich jeden Abend eine Art „Aufgaben-Inventur“ und hoffe immer darauf, dass am Ende der Woche das Raster leer ist und Platz für neue Aufgaben gegeben ist.

Das Ganze hört sich sehr aufwendig an, dauert aber mittlerweile nur noch ein paar Minuten täglich. Am Ende der Woche brauche ich manchmal zwar 20-30 Minuten, habe damit aber einen idealen Wochenabschluss geschafft und gehe strukturiert in die neue Woche hinein.

Für wen ist das Eisenhower Prinzip geeignet?

Das Eisenhower Prinzip eignet sich für alle, die in Alltag oder Berufsleben bestimmte Arbeiten mit unterschiedlicher Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit erledigen müssen. Vor allem visuelle Wahrnehmungstypen finden bei diesem System eine gute Möglichkeit der Organisation der Aufgaben.

Durch die Anordnung in den vier Quadranten können Aufgaben klar priorisiert werden, um sie der Reihe nach mit einer guten Zeiteinteilung abzuarbeiten. Gerade allem mit einem kleinen Zeitfenster profitiert man von der Einteilung und Anwendung, auch wenn zu Beginn die Erstellung der Matrix längere Zeit in Anspruch nehmen wird. Oft ist es nicht einfach, jede einzelne Aufgabe in einen der Quadranten zuzuordnen. Vor allem bei alltägliche Routinepunkte kann man sich schwertun. Außerdem sollte man darauf achten, dass die Tabelle nicht zu voll wird, dabei kann schnell die Übersichtlichkeit verloren gehen. Aber Übung macht ja bekanntlich den Meister!

Lerneffekt eingeschlossen

Am Ende bringt die Anwendung des Prinzips sogar einen Lerneffekt mit sich. Man lernt endlich richtig Prioritäten zu setzen. Eine Einsicht, dass viele Aufgaben und Erledigungen einen geringeren Stellenwert im alltäglichen Arbeitsablauf haben sollten, als bisher angenommen, gibt es obendrauf. Die bis dato sofort erledigten Aufgaben rutschen nämlich plötzlich auf den letzten Platz und fallen am Ende vielleicht sogar ganz raus. LEARNING BY DOING AT ITS BEST! 

Ihr solltet euch abschließend dessen bewusst sein, dass die Effektivität dieses Prinzips von der eurer Disziplin abhängt. Das beste System funktioniert nur, wenn es auch richtig angewendet und umgesetzt wird.

Los geht´s und denkt daran: Planung ist gut, TUN ist besser! Also plant euch nicht das Leben kaputt! 

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