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Digitale Selbstorganisation – Gut sortiert und bestens organisiert ganz ohne Papier und Stift

Kennst du das Problem auch? Du schreibst dir hier Notizen und dort To-Do´s auf und weißt am Ende nicht mehr was wozu gehört und wann genau was erledigt werden muss? Der Buchkalender ist schon vollgeschrieben und der Überblick über Termine und Meetings fällt wirklich schwer. Vor allem dann, wenn mehrere Projekte zusammenkommen – Und dann ist da ja auch noch das Privatleben, das ebenfalls ein wenig Planung benötigt. Digitale Selbstorganisation kann dir hier helfen und etwas Klarheit in den Dschungel der Notizen bringen.

Noch vor knapp zwei Jahren, also ganz am Anfang meiner Selbstständigkeit habe ich mich mit Listen und Notizen in Heften und Co. komplett verloren. Es gab ein Notizbuch pro Kunden mit: Aufgabenlisten, Meeting-Notizen, Brainstorming, ersten Entwürfen für Projekte, Grafiken oder Videos. Allerdings hatte ich auch ein „General-Notizbuch“, mit den To-Do´s aller laufenden Projekte und auch meiner eigenen Erledigungen. Die habe ich ja schließlich auch in Reihenfolge oder zumindest Zeiten sortieren müssen. Du siehst – Unverständlich, chaotisch und komplett verworren…

Dem wollte ich schon seit Jahren entgegenwirken und habe mich sehr, sehr lange nach einem vernünftigen Kalender umgesehen, der alle meine Ansprüche beinhaltet. Leider vergebens. Entweder war zu wenig Platz oder er war vollgepackt mit zusätzlichen Seiten, die für mich einfach sinnlos waren.

Alte Technik – neue Tools

Irgendwann habe ich mir dann mein altes IPad geschnappt, was ich bisher nur für Bildbearbeitung, Netflix und Co. oder Musik benutzt habe. Es sollte mehr zum Einsatz kommen. Also warum nicht beides kombinieren. Mehr Organisation MIT dem IPad. Denn dass ich selbst digital noch in der Steinzeit gelebt habe, haben mir einige meiner neuen Kunden aus Finnland aufgezeigt. Meetings mit klassischem Notizheft und Stift gibt es selten, Tablets und Smartphones sind hier das A und O und die meisten Firmen arbeiten mit speziell angepassten Cloud-Lösungen und Projektmanagement-Tools. Die große Start-Up-Szene in Finnland macht es möglich – Digital möglich!

Und damit habe ich mich auf die Suche gemacht, nach digitalen Möglichkeiten, wie ich mein Chaos in den Griff bekommen kann. Das Ergebnis nach sehr kurzer Recherche: Viel zu viele Tools – riesige Auswahl!

Neben ausgeklügelten individuellen Lösungen für Firmen gibt es aber auch für Privatpersonen oder Freelancer wie mich viele großartige Tools und Lösungen, die sogar komplett for free eine Menge für die digitale Selbstorganisation bieten. 

Außerdem wollte ich keine neuen Geräte anschaffen, denn ich hatte bereits ein iPhone und auch ein iPad. Das Problem hier: Sehr alte Geräte, die viele Apps und auch Updates nicht mehr unterstützen (iPhone 6, iPad 4. Generation und MacBook Pro 2018). Aber das ist nur eine Herausforderung und kein Problem! Vor allem das iPad wollte ich eben mehr in meinen (Arbeits-) Alltag integrieren und nutzen.

Im ersten Versuch habe ich mich auf die bereits von Apple angelegten Apps „Kalender“, „Notizen“, „Erledigungen“ und „Fotos“ beschränkt. Immerhin ist hier alles da, was man braucht. Ich kann Erinnerungen als Listen erstellen und im Kalender auf Termin legen, Notizen anhängen und Fotos einbinden. Alle Änderungen sind immer und jederzeit von allen Geräten greifbar. Aber mit der Apple-Kalender-App war ich nicht ganz so glücklich. Eine Alternative musste her.

Digitaler Neuzugang – Kalender-App und Erledigungen in einem

Mein erster digitaler Neuzugang war die APP „Calendars 5“, die ich auf dem iPhone und dem iPad installiert und damit den Standard-Apple-Kalender ersetzt habe (synchronisiert aber alles genauso wie vorher!). 

Vorteil hier: Die neue App hat eine Aufgaben-Funktion integriert, die somit die „Erinnerungen“ App von Apple mit einbezieht. Damit hat man im Kalender nicht nur Termine, sondern auch alle entsprechenden Aufgaben mit einer Check-Box. Ich kann also To-Do-Listen für verschiedene Projekte erstellen, diese auf Termin legen und im Kalender anzeigen lassen. Alles farblich aufbereitet und ordentlich organisiert. Vor allem synchronisieren sich die Inhalte mit allen Geräten. Digitale Selbstorganisation ist gar nicht so schwer! Mehr zu dieser App gibt es HIER.

Da diese App leider nur für die mobilen Geräte verwendet werden kann, arbeite ich am MacBook ganz normal mit dem Apple-Kalender und den Erinnerungen.

Im Kalender selbst arbeite ich mit der Block-Technik. Ich setze mir nicht nur Termine wie Video-Calls in den Kalender, sondern bestimmte Zeiträume, in denen ich z. B. für Kunde 1 und Kunde 2 arbeite, wann ich für das Magazin schreibe, etc. Dabei verwende ich verschiedene Farben für die unterschiedlichen Kunden oder auch Tätigkeiten.

Diese Einteilung mache ich jeweils am Freitag und plane mir damit die gesamte Woche. Auch die Aufgaben werden den jeweiligen Tagen zugeteilt oder eventuell verschoben. So starte ich montags entspannt in die Woche und kann mich direkt der ersten Aufgabe der Liste widmen.

Projektmanagement – Ein Dschungel voll von digitalen Tools

Aber nicht nur To-Do´s und Kalender sind mittlerweile bei mir digital. Zur digitalen Selbstorganisation gehört auch das Projektmanagement dazu. Hier werden alle Projekte sortiert und organisiert. Von der Ideensammlung über die Vorbereitung und Recherchen bis hin zum fertigen Inhalt.

Dazu habe ich mich durch einige Tools getestet. Denn immerhin sind im Projektmanagement viele unterschiedliche Stepps nötig, die meist aufeinander aufbauen. Daher habe ich die Tools Trello, Asana und Evernote getestet und jedem Tool vier Wochen Zeit gegeben, um mich zu überzeugen. Diese Tools sind allesamt Projektmanagement-Tools und können mehrere Projekte gleichzeitig organisieren. Außerdem gibt es bei allen die Möglichkeit, mit mehreren Personen zusammen zu arbeiten bzw. die einzelnen Bausteine freizugeben. 

Am Ende habe ich mich für Evernote entschieden und arbeite nun schon seit fast zwei Jahren mit diesem Tool. Der Hauptgrund dafür ist, dass ich mit Evernote die Möglichkeit habe, meinen Kalender zu synchronisieren. Es ist eine ideale Kombination. Auch das Design und die Handhabung haben mich überzeugt, da es einfach und übersichtlich gestaltet ist. Außerdem können die Notizen in Evernote mit einer Erinnerung versehen werden, die dann in meinem Apple-Kalender auftaucht.

Das Tool kann sowohl für den Desktop als auch als App heruntergeladen werden. In der Free-Version sind zwei Geräte beinhaltet. In meinem Fall arbeite ich am PC und dem iPad. Und das Beste: Die Evernote App läuft auch auf älteren IOS Geräten!

Einfach gesagt ist Evernote eine Sammlung von Notizbüchern. Diese Notizbücher können als „Stapel“ zusammengefasst werden, also eine Art Ordnersystem. Um den Überblick noch besser behalten zu können, habe ich mir zwei Konten angelegt. Eines davon benutze ich für das Magazin, das andere für alle Business-Aufträge und Projekte. In der App kann man zwischen den Konten direkt wechseln.

Evernote findet Ihr im App-Store oder online HIER.

Evernote Desktop Ansicht
Evernote Ansicht Desktop-Anwendung

Alles auf einen Blick – Redaktionsplan in Notion

Ein weiteres Tool meiner digitalen Selbstorganisation ist seit ein paar Monaten Notion. Auch dieses Tool ist kostenlos in der Basis-Version. Im Grunde kann Notion auch all das, was Evernote kann. Wer also gerade erst loslegt mit der digitalen Selbstorganisation, kann auf Evernote verzichten und auch alle Notizen, etc. in Notion anlegen. Ein Tool für alles. Da ich schon sehr viel in Evernote gebaut und vorbereitet habe (Vorlagen, etc.), werde ich erst einmal dabeibleiben, aber in Zukunft vielleicht komplett zu Notion umziehen.

Ich muss gestehen, Notion ist nicht ganz so „selbsterklärend“, wie es Evernote ist, aber mit der Zeit kommt man sehr gut zurecht und es macht wirklich Spaß die ganzen Funktionen zu entdecken. Es gibt außerdem jede Menge Tutorials auf Youtube, die den Einstieg erleichtern und die ersten Schritte und Tricks erklären.

In Notion plane ich alle Redaktionspläne: Von Blog bis Social Media. Auch in der Zusammenarbeit mit Kunden hat sich das Tool extrem bewährt. Die Kunden bekommen Zugang zur Seite und können hier Kommentare schreiben, Freigaben erteilen oder eigene Ideen hinzuschreiben. 

Notion gibt es als Web-Anwendung, als App für alle mobile-Devises und außerdem als Desktop App. 


Meine Redaktionsplan Vorlage verlinke ich euch hier:

Papierchaos adé!

Bis jetzt habe ich tatsächlich KEINE Notizen mehr auf Papier geschrieben (außer vielleicht den ein oder anderen Einkaufszettel) und das ist mir zu Beginn wirklich alles andere als leichtgefallen! Aber heute ist mein iPad immer mit dabei und dient als Ersatz aller Papiermassen (Kalender, Notizbücher und Co.). Dem alten IPad 4 ist mittlerweile der Saft ausgegangen und ein neues/altes durfte einziehen. Gebraucht, gut erhalten und in Top-Zustand ist mein neues/altes IPad 7 (2019) die beste Investition bisher. Dazu kam noch ein (ebenfalls gebrauchter) Apple Pencil und eine Paperlike-Folie.

Denn tatsächlich hat mir das papierlose Arbeiten dabei geholfen, organisierter und produktiver zu sein. Es hat wirklich eine ganze Zeit gebraucht, bis ich alle Tools so genutzt habe, dass sie mir Zeit einsparen. Zu Beginn muss eben Zeit in ein System investiert werden, es muss getestet werden was funktioniert und was nicht, Strukturen wie Ordner angelegt und gefüllt werden.

So entsteht nach und nach eine ideale Ablauforganisation und auch meine Ablage, also die Ordnerstruktur am PC, bzw. in der Cloud habe ich immer weiter verbessern können. Es wird nichts mehr doppelt und dreifach abgelegt, sondern es herrscht Struktur! Und diese Struktur braucht mein chaotisch, kreativer Kopf einfach, um sich nicht darin zu verlieren Listen zu schreiben und über das nachzudenken, was ich eigentlich gerade tun sollte. Mehr zum Thema Organisation gibt es im Beitrag „Prioritäten setzen„.

Es lohnt sich also diese Zeit zu investieren, um am Ende einige Stunden in der Woche zu gewinnen! Und was du mit dieser eingesparten Zeit machen kannst, das hast du in dieser Ausgabe ja nun erfahren können. 

Also los, denn wie wir ja gelernt haben: Keine Zeit ist keine Ausrede!

2 thoughts on “Digitale Selbstorganisation – Gut sortiert und bestens organisiert ganz ohne Papier und Stift”

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